Słowo standaryzacja wywodzi się od wyrazu standard, który oznacza określone kryteria, normy, parametry i wytyczne wyznaczające najbardziej pożądany stan środków i sposobu ich wykorzystania.

Co to jest standaryzacja

Standaryzacja jest jednym z podstawowych narzędzi lean. Jest procesem określania i wprowadzania standardów. Celem standaryzacji jest określenie i zastosowanie optymalnych kryteriów i wytycznych dotyczących wykorzystania środków, ich stanu oraz sposobu realizacji procesów.

Często standaryzacja porównywana jest z procesem normalizacji. Różnica między tymi technikami polega na tym, że standaryzacja jest procesem wytwarzania dokumentów techniczno-organizacyjnych, które mają zastosowanie tylko w jednej, konkretnej organizacji. Normalizacja natomiast wykonywana jest przez wyspecjalizowane instytucje, a efektem są dokumenty z których korzystać mogą różne przedsiębiorstwa.

Jakie korzyści płyną ze stosowania standaryzacji?

Przede wszystkim mamy pewność, że zachodzące procesy przebiegają w maksymalnie efektywny sposób. Ponadto znacznie łatwiej jest mierzyć, weryfikować stan środków czy też procesów w odniesieniu do ustalonego standardu. Wprowadzenie standaryzacji znacznie skraca czas przyswajania wiedzy przez nowych pracowników, a tym samym poprawia płynność przepływów w przedsiębiorstwie, eliminuje zakłócenia wynikające z częstej rotacji kadry pracowniczej, dodatkowo przyspieszając specjalizację na danym stanowisku. 

Ryzyko błędnie prowadzonej standaryzacji

Można założyć, że w praktycznie każdym przedsiębiorstwie oferującym przez wystarczający długi czas swoje usługi lub produkty proces standaryzacji już trwa. Jeżeli proces ten nie jest odpowiednio regulowany, to istnieje ryzyko powstawania standardów o niskiej jakości. Może powodować nabywanie negatywnych nawyków przez pracowników przedsiębiorstwa, problemy w komunikacji lub zanik inicjatywy w rozwoju standardów. 

Etapy standaryzacji

1. Identyfikacja i analiza procesów – porównanie stanu bieżącego z oczekiwanym.

2. Określenie roli i znaczenia standardu – ocena czy potrzebne jest nowe rozwiązanie.

3. Tworzenie standardów – Określenie wymagań i szczegółów standardu.

4. Wdrożenie i stosowanie standardów.

5. Monitoring i kontrola standardów – ocena osiągnięcia zamierzonych efektów standaryzacji.

6. Wprowadzanie wymaganych zmian do standardu.

Schemat ten oparty jest na cyklu PDCA, w którym najpierw następuje zaplanowanie standardu, jego wdrożenie, a następnie ocena skuteczności i wprowadzanie poprawek.

Czym jest praca standaryzowana?

Praca standaryzowana – realizacja pracy (wyznaczonych zadań) zgodnie z ustalonymi standardowymi metodami pracy i sposobem wykonania poszczególnych zadań w zachodzących procesach.  Wprowadzanie standardów może na początku wydawać się mozolne i trudne. Często spotkany jest opór wśród pracowników, którzy postrzegają nakładanie nowych standardów za dodatkowe utrudnienia i obciążenia. Niemniej jednak standaryzacja ma na celu ustabilizowanie, usprawnienie i przyspieszenie procesów. Dzięki prawidłowej standaryzacji praca staje się bardziej przyjazna człowiekowi (humanizacja pracy). 

Podejmując się zadania wprowadzenia standaryzacji pracy, należy skupić się na dokładnym, jasnym opisaniu standardów. Wprowadzone dane i normy, aby spełnić swoje funkcje muszą być przede wszystkim mierzalne. Skrupulatne rozpisanie procesów, dobór odpowiednich narzędzi oraz określenie czasu wykonania danej czynności przełoży się na znaczne zwiększenie efektywności i produktywności w firmie.  Powtarzalność zapewni również stabilność procesów. 

Myślisz o wdrożeniu lub poprawie standaryzacji w swoim przedsiębiorstwie?

Koniecznie skorzystaj z pomocy doświadczonych ekspertów!