Normowanie w logistyce – oczami dyrektora. Jak przebiega proces wyjaśnienia o co w tym chodzi?
Ciekawym odkryciem w jednym z dużych centrów logistycznych była „gra w jajeczka”. Nazwa nawiązuje do dawnej gry „Wilk i Zając” w której gracz możliwe szybko wciskał przyciski aby wilk mógł łapać „jajeczka”.
https://www.youtube.com/watch?v=u1vsmqaFwXY
Tym razem nie chodziło o grę, którą wielu z was może jeszcze pamiętać z czasów dzieciństwa.
Dyrektor logistyki śledząc transakcje w systemie ERP zauważył dużą ilość tzw. „przesunięć towaru” zapisanych przez tego samego pracownika w bardzo krótkich odstępach czasu.
Zatrzymał się przy tym i pokazując mi palcem mówi do mnie:
Dyrektor:
Paweł popatrz – Józek znowu grał w jajeczka. Będę musiał zabrać mu premię.
Jeżeli to nie pomoże to go wyrzucę z firmy bo chłopak przegina….
Nie chcę go zwalniać, bo to dobry pracownik, lecz podobnie jak jego poprzednik robi sobie żarty z pracy… To jest jakaś plaga.
Pracownicy robią tak,bo dzięki temu „nabijają” sobie „linie”. Każda dodatkowa „linia” to dla nich dodatkowe wynagrodzenie.
Wiem, że jest to wadliwy system, ale nie mam innego pomysłu na motywację do zwiększania wydajności.
Chciałbym aby ktoś ustalił normy dla wszystkich operacji logistycznych. Wtedy mógłbym zmienić wskaźnik opierający się na ilości wykonanych „linii” na wskaźnik efektywności czasu pracy (ECP). Kilka razy podchodziłem do tematu ale niestety… Jedni nie chcieli podejmować tematu, a z innymi po wykonaniu projektu pilotażowego zakończyłem współpracę, bo gdy zobaczyłem wyniki padłem ze śmiechu.
Normowanie logistyki nie jest takie łatwe jak w produkcji przy linii montażowej. Tutaj jest za dużo zmiennych. Potrzeba tu specjalisty.
Znasz się na tym może?
Paweł:
Jasne, zrobiłem już kilkanaście takich projektów i rzeczywiście sposób realizacji jest zupełnie inny niż na produkcji. W tym przypadku trzeba popracować z danymi z systemu i stworzyć zbiór normatywów dla czynności elementarnych.
Ponadto należy ustalić zmienne dla ruchów materiałowych (skąd i dokąd, jaka ilość, za pomocą jakich środków transportu i ruchów będzie przemieszczona).
Dzięki temu możemy stworzyć czas normatywny dla każdego ruchu. Odpowiednie formuły w logiczny sposób łączą ze sobą ruchy elementarne, dzięki czemu możemy poznać czasy poszczególnych operacji. Takie przeliczenia robione są indywidualnie, dzięki czemu nie powstają uśrednienia. A odpowiednia technika normowania (MTM – Methods-time measurement) lub w sporadycznych przypadkach chronometraż, pozwala na obiektywne określenie czasochłonności.
Normy określają nakłady czasu, a czynności dodające wartość (VA) i Mudę typu pierwszego (M1). Mudy typu drugiego (np. uszkodzenie środka transportu) nie liczymy i traktujemy ją jako zakłócenie, które będzie wpływać na obniżenie wskaźnika Efektywności Czasu Pracy (ECP).
Wdrażając wskaźnik ECP mamy konkretny wgląd na to, jaki rzeczywiście jest poziom wydajności Twoich pracowników w magazynie. Takie rozwiązanie jest dużo lepsze niż rozliczanie od „linii”, które jest zbyt mało obiektywne, bo „linie” bywają różne. Raz jest to łatwa do zabrania skrzynka, a innym razem kilka drobnych śrubek, które należy zabrać z ostatniego regału wyciągając po drodze kilka mniejszych opakowań.
Dyrektor:
Hmmm… brzmi ciekawie.
Paweł:
Wdrożyłem taki wskaźnik w wielu magazynach i rzeczywiście jest on dużo bardziej miarodajny. Aczkolwiek musisz z nim uważać! Każdy pracownik widząc takie działania będzie bał się przeciążenia pracą.
Wyrażając wskaźnik ECP należy stworzyć „kodeks etyczny”, który będzie kładł bardzo duży nacisk na humanizm pracy i dążenie do wzrostu wydajności. Jednak nie kosztem bardziej wytężonej pracy, a dzięki eliminowaniu zakłóceń procesu jakim jest muda typu 2.
Chodzi o określenie wartości godnościowych, które są nadrzędnymi dla Twoich pracowników i w przyszłości wszyscy – włącznie z kierownictwem – będziecie się do nich stosować. To jest element zarządzania przez wartości godnościowe. Jest to przeciwwaga dla obarczonego poważnymi wadami systemu zarządzania przez cele.
Musisz poświęcić sporo pracy na to, aby wprowadzić mniej autorytarny styl zarządzania.
Do tego trzeba dodać jeszcze zbudowanie świadomości wśród pracowników, że wzrost wydajności pracy nie będzie się wiązał z ryzykiem przeciążenia pracą.
Trzeba to wszystkim powtarzać jak mantrę, że pracować trzeba spokojnie i szanować swoje zdrowie fizyczne i psychiczne. A wzrost wydajności ma być efektem procesu doskonalenia i dążenia do eliminacji zakłóceń procesu, które definiujemy jako mudę typu 2.
Dyrektor:
To, że jest 7 rodzajów mudy to wiem… Ale jakaś muda typu pierwszego, typu drugiego?
Paweł:
Tak, ten podział często jest pomijany… W wielu przypadkach jest on nawet ważniejszy niż wspomniany podział na 7 rodzajów. Muda typu pierwszego to jest czynność, która nie dodaje wartości, ale jest wymuszona przez proces. Czynności tego typu muszą być wykonane i powinny być opomiarowane w procesie wdrażania wskaźnika ECP. Muda typu drugiego również jest czynnością niedodającą wartości, ale zakłócającą proces. Takich czynności w procesie normowania w ogóle nie powinno się uwzględniać.
Wtedy norma określa czas idealny na wykonanie danej czynności.
Dyrektor:
Jeżeli norma określa czas idealny, to w takim razie będzie on niemożliwy do osiągnięcia albo pracownicy będą osiągać go sporadycznie?
Paweł:
Dokładnie tak jak mówisz.
Dyrektor:
To po co mi w takim razie norma, która jest nierealna?
Paweł:
No i to jest właśnie klucz do sukcesu!
To jest ten wytrych, którego potrzebujesz.
Dyrektor:
Jak to? Nie rozumiem.
Paweł:
Norma idealna pozwala we wskaźniku ECP monitorować to, jak daleko jesteśmy od ideału w wykorzystaniu czasu pracy. Nie możesz w takim przypadku oczekiwać od pracowników, że osiągną 100% efektywności. Możesz za to monitorować jaki jest trend. Czy wzrostowy czy spadkowy.
Dyrektor:
No tak! Wtedy mógłbym określić cele i płacić im za odpowiedni poziom efektywności!
Paweł:
Możesz tak zrobić, ale nadal pojawia się będzie ryzyko wpadnięcia w pułapkę zarządzania przez cele. Goldratt zjawisko to nazwał „dążeniem do lokalnych optimów”.
Dyrektor:
Jak w takim razie mam planować zatrudnienie w oparciu o ten wskaźnik?
Paweł:
Wystarczy, że prognozowaną ilość pracy, która zostanie określona w projekcie normowania pomnożysz przez aktualny wskaźnik efektywności czasu pracy.
Dyrektor:
Brzmi tak łatwo… Dlaczego w takim razie nikt jeszcze u mnie tego nie wdrożył?
Paweł:
Jak to się mówi diabeł tkwi w szczegółach. Niewielu ma umiejętności i doświadczenie opanowaniu zmiennych występujących w logistyce.
Dyrektor:
No dobrze… To kiedy możesz zrealizować dla mnie tej projekt? Najlepiej jakbyś w przyszłym tygodniu zaczął może do końca miesiąca skończymy?
Paweł:
Haha…
Nie rozpędzaj się za bardzo 🙂
Taki projekt trwa kilka miesięcy i to pod warunkiem że zaangażuję kilku inżynierów z doświadczeniem, którzy będą pracować tylko nad tym.
Dyrektor:
Kurczę, może być problem z dostępnością do takich inżynierów w naszej firmie. Niby są technolodzy, inżynierowie procesu na produkcji, ale w logistyce u mnie za wiele nie zrobili. Z resztą – zawsze są zawaleni robotą.
Paweł:
Można ich wyszkolić. Na pewno taki projekt mogliby zrobić. Jednak wydłuży się kilkakrotnie, bo na pewno tak jak mówisz – mają wiele innych zajęć. Pomijając kwestię doświadczenia.
Dyrektor:
Może Ty masz takich inżynierów?
Paweł:
Przez lata odwiedzania firm w całym kraju zbudowałem sporą sieć kontaktów. Wyszkoliłem osobiście mnóstwo specjalistów. Możemy zbudować zespół ludzi, którzy są już doświadczeni w tych projektach i stosunkowo szybko wykonać wszystkie zadania.
Dyrektor:
Mam jedynie jeszcze obawę czy to, co zrobisz będzie spełniało moje oczekiwania. Może zróbmy jakiś projekt pilotażowy?
Paweł:
Proponuję przeprowadzić audyt operacyjny, który będzie miał na celu zdiagnozowanie stanu obecnego. Wtedy „wyjdzie nam” co jeszcze trzeba będzie zrobić.
Następnie przeprowadzimy krótki projekt pilotażowy i zweryfikujemy wspólnie z Twoimi ludźmi wizję końca naszych działań doskonalących.
Dyrektor:
O! Takie podejście mi się podoba.
Link do audytu operacyjnego: https://staworzynski.com/projekty/audyt-wewnetrzny-operacyjny/
Link do projektu pilotażowego normowania: https://staworzynski.com/projekty/projekt-pilotazowy-normowania/
