Metoda

Problem Solving – Raport A3

Jakie błędy występują praktycznie w większości przedsiębiorstw podczas prób rozwiązania problemu?

Bardzo częstym mechanizmem spotykanym w firmach są nieefektywne spotkania pracowników. Nie doprowadzają one do rozwiązania problemu, ani choćby stworzenia planu jego rozwiązania.

Problem nic niewnoszących spotkań dotyczy zarówno top managementu (spotkania zarządu), managerów niższego szczebla, jak i pracowników wykonujących pracę fizyczną.

W momencie powstania problemu, pracownicy najczęściej spotykają się w gronie osób, których on dotyczy i wykorzystują bardzo nieefektywne techniki do jego rozwiązania. Problem próbują naprawić poprzez dyskusję lub czasem nawet monolog jednej osoby (najczęściej najwyżej postawionej w hierarchii organizacyjnej), który ogranicza się do:

  1. Stwierdzenia, że coś nie działa, coś zostało niezrobione, zaniechane.
  2. Przedstawienia skutków (zazwyczaj oczywiście negatywnych), które powstały w wyniku występującego problemu.
  3. Ustalenia osoby odpowiedzialnej za wystąpienie błędu.
  4. Wymuszenie na „winnej” osobie, by wzięła odpowiedzialność za problem i naprawiła go własnymi siłami.

Wywołuje to proces naturalnej reakcji obronnej u obwinianej osoby, przejawiający się w próbie oddalenia od siebie winy za powstały problem.

W mowie potocznej powyższa reakcja funkcjonuje pod nazwą „spychologią”.

  • Ja wiem Panie kierowniku, że to nie działa, ale jak ma działać skoro ciągle w tym przypadku to jest wina nie mojego działu, a działu Pana Kowalskiego…

Czasami jest to próba obrony, która jest uzasadniona, ale zazwyczaj jest to ucieczka przed odpowiedzialnością.

Czy to jest efektywne działanie? Czy to rozwiąże powstały problem?

Wynik takiego spotkania chyba każdy z nas może sobie wyobrazić.

  1. Osoba, która została uznana za „winną” pozostaje najczęściej sama z problemem, bez wsparcia innych pracowników, czy też przełożonego.
  2. Osoba odpowiedzialna za obszar, w którym dany problem wystąpił, czasami nie powinna zajmować się jego rozwiązaniem. Może brakować jej kompetencji lub możliwości z uwagi na ograniczone obowiązki.
  3. Faktyczne źródło problemu nie zostało zidentyfikowane.
  4. Problem, w którego celu grupa osób się spotkała, nadal pozostaje nierozwiązany.

W rozwiązywaniu problemów nie wolno szukać winnego i oceniać inną osobę nawet jeżeli faktycznie popełniła błąd, ale należy skupić się na źródle powstawania problemu i próbie opracowania planu mającego zapobieganie występowania danego źródła problemu w przyszłości.

Wszystkie osoby muszą mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa, gdy będą wypowiadać się w poszczególnych tematach, mieć do siebie obustronny szacunek i przejawiać chęć do współpracy. Są to z pozoru oczywiste kwestie, które powinny funkcjonować w relacjach międzyludzkich, ale często zasady ww. zasady są w emocjach nieświadomie pomijane i później zamykają pewność siebie grupy do rzucania pomysłów, które pomocne są w rozwiązaniu danego problemu.

W spotkaniach odnośnie rozwiązania problemu powinny uczestniczyć osoby zarówno z zarządu, managerowie niższego szczebla, jak i pracownicy bezpośrednio wykonujący pracę operacyjnie.

Czy istnieją narzędzia: tanie, szybkie oraz łatwe w obsłudze, które pomogą w skutecznym rozwiązywaniu problemów i zapobiegania powstawaniu ich źródeł?

Jednym z nich jest raport A3, narzędzie służące do analizy przyczyn powstania problemu, rozłożenia ich na czynniki pierwsze oraz zaplanowania sposobów jego likwidacji. 

Spróbujmy ocenić tą metodę:

Tania: ok. 40 groszy / kartka.
Szybka: Jeżeli dany problem w odpowiedni sposób rozłożymy na czynniki pierwsze według wzoru, to nawet z pozoru bardzo skomplikowany problem możemy rozwiązać w kilkanaście / kilkadziesiąt minut (np. błąd jakościowy ciągnący się za firmą od kilku miesięcy).
Łatwa w obsłudze: Samo wypełnienie raportu A3 jest dziecinnie proste, aczkolwiek większą sztuką jest poprowadzenie spotkania, które ma na celu rozwiązanie danego problemu lub też stworzenia planu jego rozwiązania.

Podczas wypełniania raportu A3 wszystkie osoby, które uczestniczą w spotkaniu powinny mieć możliwość przekazania szczerego i zgodnego z rzeczywistością stanu obecnego w omawianym obszarze.

Dlatego też nasza firma bardzo często wspiera naszych Klientów w zakresie tego,  jakie warunki muszą zapewnić sobie przed przystąpieniem do takiej burzy mózgów i rozwiązywania problemów tą metodą.

Naszą misją jest pomoc innym w poprawie jakości życia.

Podczas 20 lat doświadczeń w realizacji projektów usprawniających, rozwiązaliśmy wspólnie z naszymi Klientami tysiące problemów, w sposób: efektywny, niskonakładowy oraz prosty, oraz nauczyliśmy w praktyce naszych Klientów prowadzenia takich spotkań.

Jeżeli zmagasz się z jakimś problemem, czy to na poziomie właścicielskim, zarządu, managementu niższego szczebla, czy nawet jesteś pracownikiem, któremu ciężko rozwiązać w firmie dany problem, to zgłoś się do nas.

Chcesz przeprowadzić warsztaty praktyczne i nauczyć się rozwiązywania problemów metodą Raportu A3?

Skontaktuj się z nami:
+48222905544

POTRZEBUJESZ INDYWIDUALNEJ OFERTY?

Każdy klient jest inny i potrzebuje personalnego podejścia! Jeżeli chcesz byśmy przygotowali
dla Ciebie usługę dopasowaną do Twoich potrzeb, zostaw numer telefonu, postaramy się pomóc!

* Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych powyżej w celu otrzymywania informacji związanych z działaniami DPG Staworzyński. Mam świadomość, iż podane przeze mnie powyżej dane będą przetwarzane przez DPG Staworzyński z siedzibą przy ul. Topolowej 16 w Jeleniej Górze 58-570 (administrator danych). Podanie powyższych danych jest dobrowolne. W każdej chwili przysługuje mi prawo dostępu do treści tych danych oraz ich poprawienia, a powyższa zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Zawsze możesz też skorzystać z formularza kontaktowego!

Pliki Cookies

Ta witryna korzysta z plików cookies. Dalsze korzystanie z serwisu oznacza zgodę z Polityką prywatności.