Jakie błędy występują praktycznie w większości przedsiębiorstw podczas prób rozwiązania problemu?
Bardzo częstym mechanizmem spotykanym w firmach są nieefektywne spotkania pracowników. Nie doprowadzają one do rozwiązania problemu, ani choćby stworzenia planu jego rozwiązania.
Problem nic niewnoszących spotkań dotyczy zarówno top managementu (spotkania zarządu), managerów niższego szczebla, jak i pracowników wykonujących pracę fizyczną.
W momencie powstania problemu, pracownicy najczęściej spotykają się w gronie osób, których on dotyczy i wykorzystują bardzo nieefektywne techniki do jego rozwiązania. Problem próbują naprawić poprzez dyskusję lub czasem nawet monolog jednej osoby (najczęściej najwyżej postawionej w hierarchii organizacyjnej), który ogranicza się do:
- Stwierdzenia, że coś nie działa, coś zostało niezrobione, zaniechane.
- Przedstawienia skutków (zazwyczaj oczywiście negatywnych), które powstały w wyniku występującego problemu.
- Ustalenia osoby odpowiedzialnej za wystąpienie błędu.
- Wymuszenie na „winnej” osobie, by wzięła odpowiedzialność za problem i naprawiła go własnymi siłami.
Wywołuje to proces naturalnej reakcji obronnej u obwinianej osoby, przejawiający się w próbie oddalenia od siebie winy za powstały problem.
W mowie potocznej powyższa reakcja funkcjonuje pod nazwą „spychologią”.
- Ja wiem Panie kierowniku, że to nie działa, ale jak ma działać skoro ciągle w tym przypadku to jest wina nie mojego działu, a działu Pana Kowalskiego…
Czasami jest to próba obrony, która jest uzasadniona, ale zazwyczaj jest to ucieczka przed odpowiedzialnością.
Czy to jest efektywne działanie? Czy to rozwiąże powstały problem?
Wynik takiego spotkania chyba każdy z nas może sobie wyobrazić.
- Osoba, która została uznana za „winną” pozostaje najczęściej sama z problemem, bez wsparcia innych pracowników, czy też przełożonego.
- Osoba odpowiedzialna za obszar, w którym dany problem wystąpił, czasami nie powinna zajmować się jego rozwiązaniem. Może brakować jej kompetencji lub możliwości z uwagi na ograniczone obowiązki.
- Faktyczne źródło problemu nie zostało zidentyfikowane.
- Problem, w którego celu grupa osób się spotkała, nadal pozostaje nierozwiązany.
W rozwiązywaniu problemów nie wolno szukać winnego i oceniać inną osobę nawet jeżeli faktycznie popełniła błąd, ale należy skupić się na źródle powstawania problemu i próbie opracowania planu mającego zapobieganie występowania danego źródła problemu w przyszłości.
Wszystkie osoby muszą mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa, gdy będą wypowiadać się w poszczególnych tematach, mieć do siebie obustronny szacunek i przejawiać chęć do współpracy. Są to z pozoru oczywiste kwestie, które powinny funkcjonować w relacjach międzyludzkich, ale często zasady ww. zasady są w emocjach nieświadomie pomijane i później zamykają pewność siebie grupy do rzucania pomysłów, które pomocne są w rozwiązaniu danego problemu.
W spotkaniach odnośnie rozwiązania problemu powinny uczestniczyć osoby zarówno z zarządu, managerowie niższego szczebla, jak i pracownicy bezpośrednio wykonujący pracę operacyjnie.
Czy istnieją narzędzia: tanie, szybkie oraz łatwe w obsłudze, które pomogą w skutecznym rozwiązywaniu problemów i zapobiegania powstawaniu ich źródeł?
Efektywne metody i narzędzia do rozwiązywania problemów jakich używamy, rekomendujemy i uczymy ich zastosowania naszych klientów to m.in.:
- Cykl PDCA.
- Raport A3/ Diagram przyczynowo skutkowy Ishikawy (rybiej ości).
- Analizy FMEA.
- 5x dlaczego (5W).
- Analizy Pareto i ABC.
Chcesz nauczyć się skuteczniej rozwiązywać problemy lub rozwiązać jakiś konkretny problem w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami:
Zaufali nam:
